Centro de ayuda

Guías por pantalla

Cada guía explica para qué sirve una pantalla y cómo hacer lo más común, paso a paso. Los nombres de los botones aparecen en negrita, tal como los verás en CrecErpe.

Primeros pasos

Inicio

Menú: Inicio

Es la primera pantalla al entrar. Te muestra lo que necesita tu atención, accesos a cada área y algunos indicadores del CRM.

Cómo hacerlo

Buscar algo rápido
  1. Haz clic en el buscador de arriba, el que dice «Buscar en CrecErpe… clientes, leads, correos». También puedes pulsar Ctrl K.
  2. Escribe al menos 2 letras: un nombre, un correo o un código.
  3. Haz clic en el resultado que buscabas para abrirlo.
Cambiar de empresa
  1. Arriba a la derecha, haz clic en el botón con el nombre de tu empresa.
  2. En la ventana «Elige una empresa», haz clic en la otra empresa.
  3. La página se recarga y verás solo los datos de esa empresa.
Ver tus pendientes
  1. Revisa el bloque Necesita tu atención en Inicio.
  2. Haz clic en la campana de arriba (Pendientes) para ir a los seguimientos vencidos.

Ten en cuenta

  • El botón de empresa solo cambia algo si perteneces a más de una empresa.
  • En el celular, el menú se abre con el botón de tres rayas de arriba a la izquierda.
  • Las opciones del menú que dicen Pronto todavía no están disponibles.
  • Lo que ves en el menú depende de tu rol. Si te falta una opción, pídela al administrador de tu empresa.

Ayuda y sugerencias

Dentro de CrecErpe: botón Ayuda (abajo a la derecha, en todas las pantallas) y menú Ayuda y sugerencias. Fuera de CrecErpe: este Centro de ayuda.

Sirve para encontrar respuestas rápidas y, si no las encuentras, para escribirle al equipo de soporte de CrecErpe. También puedes avisar que algo falló o dejarnos una queja o una idea.

Cómo hacerlo

Buscar una respuesta
  1. Haz clic en el botón Ayuda.
  2. En Escribe tu pregunta, escribe tu duda con tus palabras, por ejemplo «registrar una entrada».
  3. Lee las respuestas y, si necesitas más detalle, haz clic en Ver la guía.
Escribirle a soporte (problema, queja, idea o duda)
  1. En el panel de Ayuda, haz clic en Algo falló, Quejas y sugerencias o Hablar con una persona.
  2. Revisa ¿Qué quieres contarnos?, escribe un Asunto y, en Mensaje, qué hacías, qué esperabas y qué pasó.
  3. Haz clic en Enviar. Recibirás un código que empieza con AY-.
Ver la respuesta
  1. Entra a Ayuda y sugerencias en el menú, o haz clic en Ver mis mensajes dentro del panel de Ayuda.
  2. Abre tu mensaje para ver su estado y la Respuesta de CrecErpe.
  3. Si quieres agregar algo mientras no esté cerrado, escríbelo en Añadir un mensaje y haz clic en Enviar mensaje.

Ten en cuenta

  • Nunca escribas contraseñas, claves SOL ni datos de tus clientes en un mensaje.
  • CrecErpe envía también el nombre de la pantalla en la que estabas, para entenderte mejor.
  • Ves solo tus mensajes. El dueño o administrador de tu empresa ve los mensajes de toda la empresa.
  • Estados de un mensaje: Recibido, En revisión, Respondido, Planificado, Hecho o No se hará. Si una idea no se hará, te explicamos por qué.
  • El ícono «?» junto al título de cada pantalla abre su guía en este Centro de ayuda.
  • Si todavía no tienes cuenta, escríbenos desde este formulario.

Comercial

CRM

Menú: Ventas › CRM

Es el resumen comercial: cuántos leads, seguimientos, clientes y oportunidades tienes, y cuáles son tus próximas acciones.

Cómo hacerlo

Registrar algo nuevo desde el resumen
  1. Entra a CRM.
  2. Haz clic en + Nuevo lead para un interesado, o en + Nuevo cliente para una ficha de cliente.
Revisar tu cartera
  1. Mira las tarjetas de arriba: Leads totales, Nuevos, Seguimientos, Clientes y Oportunidades abiertas.
  2. Baja a Próximas acciones y haz clic en Gestionar para trabajarlas.
  3. Para ver las ventas posibles, haz clic en Abrir oportunidades.

Ten en cuenta

  • Si eres vendedor, los números cuentan solo lo que tienes asignado («Dentro de tu alcance»).

Leads

Menú: Ventas › Leads

Un lead es una persona o empresa interesada que todavía no compra. Aquí ves tu cartera, registras cada contacto y programas la próxima acción.

Cómo hacerlo

Registrar un lead que llegó por WhatsApp, llamada o referido
  1. Haz clic en + Nuevo lead.
  2. Escribe el Nombre o empresa y al menos un dato: Correo o Teléfono / WhatsApp.
  3. Completa Servicio / interés, Origen y la Próxima acción con su fecha.
  4. En Base de contacto marca por qué puedes contactarlo (por ejemplo, «Pidió que lo contactemos»).
  5. Marca «Confirmo que la base indicada es cierta…» y haz clic en Crear lead.
Anotar una llamada o un mensaje
  1. Busca el lead en la lista y haz clic para abrirlo.
  2. En Historial de contacto, haz clic en + Registrar contacto.
  3. Elige el Canal y el Resultado, escribe una Nota, la Próxima acción y su Fecha.
  4. Haz clic en Guardar contacto.
Cambiar el estado de un lead
  1. Abre el lead y baja a Seguimiento.
  2. Elige el Estado (Nuevo, Contactado, Propuesta enviada, Ganado, etc.).
  3. Haz clic en Guardar seguimiento.

Ten en cuenta

  • El vendedor ve solo sus leads. Lo que registra un vendedor queda asignado a él.
  • Las campañas solo llegan a quien aceptó expresamente recibir novedades. Esa aceptación la valida otro Owner o Admin.
  • Exportar leads descarga un archivo CSV que se abre en Excel.

Seguimiento

Menú: Ventas › Seguimiento

Es tu lista de trabajo del día: contactos vencidos, los de hoy, los próximos 7 días y los leads que no tienen una próxima acción.

Cómo hacerlo

Ver qué te toca hoy
  1. Entra a Seguimiento.
  2. Haz clic en Vencidos y luego en Hoy.
  3. Abre cada lead y registra el contacto (mira la guía de Leads).
Filtrar por vendedor o resultado
  1. Elige el Responsable y el Último resultado.
  2. Haz clic en Aplicar filtros.

Ten en cuenta

  • «Próximos 7 días» incluye hoy.
  • Usa Sin próxima acción para no olvidar a nadie: todo lead activo debería tener una fecha.

Oportunidades

Menú: Ventas › Oportunidades

Una oportunidad es una venta posible a un cliente, con su importe, su etapa y la probabilidad de cerrarla.

Cómo hacerlo

Crear una oportunidad
  1. Haz clic en + Nueva oportunidad.
  2. Busca el Cliente. Si eres vendedor, indica también el Lead de origen.
  3. Completa Etapa, Título, Moneda, Importe, Probabilidad % y Fecha estimada.
  4. Haz clic en Crear oportunidad.
Avanzar de etapa o cerrarla
  1. Abre la oportunidad en el Listado completo.
  2. Cambia la Etapa. Si la marcas como perdida, escribe el Motivo de pérdida.
  3. Haz clic en Guardar cambios.
Preparar la cotización
  1. Abre la oportunidad y haz clic en Crear cotización.
  2. Sigue la guía de Cotizaciones.

Ten en cuenta

  • Las oportunidades ganadas y perdidas no suman al pronóstico, para no contar dos veces el mismo importe.
  • Para reabrir o reasignar una oportunidad hay que escribir un Motivo administrativo.

Clientes

Menú: Ventas › Clientes

Es el directorio de clientes. Cada ficha reúne sus datos, sus personas de contacto, sus oportunidades y su historial.

Cómo hacerlo

Buscar un cliente
  1. En Buscar cliente escribe el nombre, el código CLI, el DNI, el RUC, el correo o el teléfono.
  2. Haz clic en Buscar y abre la ficha.
Crear un cliente nuevo
  1. Primero búscalo, para no duplicarlo.
  2. Haz clic en + Crear cliente.
  3. Escribe el Nombre o razón social, el Tipo y, si los tienes, DNI o RUC (solo números), correo y teléfono.
  4. Haz clic en Crear cliente. Si CrecErpe encuentra una ficha parecida, te deja usarla o crear la nueva por separado.
Agregar una persona de contacto
  1. Abre la ficha del cliente y baja a Personas de contacto.
  2. Completa nombre, cargo, correo, teléfono o WhatsApp y su canal preferido.
  3. Haz clic en Agregar contacto.

Ten en cuenta

  • El código del cliente se crea solo.
  • Para corregir datos, abre la ficha y usa Editar ficha y luego Guardar cambios. El cambio queda registrado.

Grupos empresariales

Menú: Ventas › Grupos empresariales

Agrupa clientes que pertenecen a un mismo grupo económico, sin mezclar sus fichas.

Cómo hacerlo

Crear un grupo
  1. Escribe el Nombre del grupo.
  2. Haz clic en Crear grupo.
Agregar una empresa al grupo
  1. Abre el grupo.
  2. En Agregar empresa, elige el Cliente disponible.
  3. Haz clic en Agregar al grupo.

Ten en cuenta

  • Solo puedes agregar clientes que no estén en otro grupo.
  • Si tu rol es de solo lectura, verás los grupos pero no podrás cambiarlos.

Historial

Menú: Ventas › Historial

Muestra en una sola línea de tiempo los contactos, cambios de estado, asignaciones, clientes, grupos, oportunidades y cotizaciones.

Cómo hacerlo

Encontrar quién cambió algo
  1. Escribe en Buscar el lead, cliente o grupo.
  2. Elige el Tipo de evento, el Resultado o el Responsable.
  3. Haz clic en Aplicar.

Ten en cuenta

  • El historial no se edita: sirve para revisar qué pasó, quién lo hizo y cuándo.

Campañas

Menú: Marketing y contacto › Campañas (solo Owner o Admin)

Sirve para preparar una campaña: elegir a quién iría, simular la audiencia y pasar por aprobación. Hoy CrecErpe no envía mensajes: la ejecución está deshabilitada.

Cómo hacerlo

Simular una audiencia
  1. En Criterios, escribe el Nombre del borrador.
  2. Elige Finalidad, Canal previsto, Relación comercial y Estado del lead.
  3. Haz clic en Guardar borrador y luego en Simular audiencia.
  4. Revisa cuántos quedan preseleccionados y cuántos excluidos, y por qué.
Pedir aprobación
  1. En Aprobación y revalidación, escribe un comentario.
  2. Haz clic en Solicitar aprobación. Otra persona con permiso la revisa.

Ten en cuenta

  • «Preseleccionada» solo significa que la persona pasó los controles del CRM. No confirma que haya aceptado recibir publicidad.
  • Las campañas respetan las Reglas de contacto y las Bajas.

Plantillas

Menú: Marketing y contacto › Plantillas

Aquí redactas los mensajes que usarán las campañas. Cada plantilla tiene versiones, y cada versión se aprueba antes de usarse.

Cómo hacerlo

Crear una plantilla
  1. Haz clic en Nueva.
  2. Escribe Nombre, elige Canal y Finalidad. Si es correo, escribe el Asunto.
  3. Escribe el Contenido inicial. Puedes usar variables como {{nombre}} o {{empresa}}.
  4. Haz clic en Crear plantilla y v1.
Enviar una versión a aprobación
  1. Abre la plantilla y la versión en borrador.
  2. Haz clic en Guardar borrador y luego en Enviar a aprobación.
  3. Otra persona con permiso la aprueba o la rechaza.

Ten en cuenta

  • Una versión enviada a aprobación ya no se edita. Para cambiarla, usa Nueva versión.

Reglas de contacto

Menú: Marketing y contacto › Reglas de contacto (solo Owner o Admin)

Fija cuántos mensajes de marketing puede recibir una persona por semana y por mes, y en qué horario no se le debe escribir.

Cómo hacerlo

Cambiar las reglas
  1. Haz clic en Cambiar reglas.
  2. Indica los mensajes por semana y por mes, la zona horaria y el horario de silencio (Desde y Hasta).
  3. Marca los canales y si incluye Todo el domingo y Feriados nacionales.
  4. Escribe el Motivo del cambio y haz clic en Guardar nueva versión.

Ten en cuenta

  • Si un mensaje cae en horario de silencio, espera; no se pierde.
  • Cada cambio crea una versión nueva y queda en el Historial.

Bajas de contacto

Menú: Marketing y contacto › Bajas de contacto

Registra lo que pidió una persona: no recibir más promociones, no recibir más llamadas o que la quiten de la plataforma.

Cómo hacerlo

Registrar una baja
  1. Escribe el Correo o teléfono de la persona y haz clic en Buscar.
  2. Marca lo que pidió: No quiere más promociones (y por qué canales) o No quiere más llamadas.
  3. Elige Cómo lo pidió y la Fecha del pedido.
  4. Haz clic en Registrar baja.

Ten en cuenta

  • «Quiere que lo quitemos de la plataforma» borra sus datos de contacto, solo lo hace un Owner o Admin y no se puede deshacer. Antes, avísale a la persona.
  • Si la persona es cliente con cotizaciones o pedidos, esos datos se conservan por obligación legal, pero quedan bloqueados para cualquier contacto.
  • Una baja registrada se puede quitar con Levantar.

Ventas

Cotizaciones

Menú: Ventas › Cotizaciones

Aquí preparas la propuesta con precios para el cliente, la apruebas, la envías y registras si el cliente la aceptó.

Cómo hacerlo

Crear una cotización
  1. Haz clic en + Nueva cotización (o en Crear cotización desde una oportunidad).
  2. Indica la Oportunidad, el Título y hasta cuándo es válida.
  3. Haz clic en + Línea por cada producto o servicio: descripción, cantidad y precio sin IGV.
  4. Haz clic en Crear borrador.
Aprobarla y enviarla
  1. Abre la cotización y haz clic en Solicitar aprobación.
  2. Quien aprueba elige el Resultado y hace clic en Registrar decisión.
  3. Cuando la mandes al cliente, haz clic en Marcar como enviada.
Registrar que el cliente aceptó
  1. Abre la cotización y ve a Registrar aceptación del cliente.
  2. Elige el Medio (correo, WhatsApp, orden de compra…), la Fecha en que aceptó y Quién aceptó.
  3. En Referencia o evidencia, anota dónde consta (por ejemplo, el número de OC).
  4. Haz clic en Registrar aceptación. Después puedes usar Crear borrador de pedido.

Ten en cuenta

  • Cada cambio importante crea una versión nueva (Guardar como nueva versión). Las versiones anteriores no se borran.
  • Cotizar no separa mercadería del almacén.
  • La aceptación registrada no es una firma: guarda el medio, quién aceptó, la fecha y una «huella» del contenido. Con Verificar compruebas que no cambió.
  • Si la tasa de IGV de una línea es distinta de la vigente, debes escribir el motivo.

Pedidos

Menú: Ventas › Pedidos

Un pedido es la venta confirmada que hay que entregar. Aquí lo liberas, lo despachas desde el almacén y anotas la entrega.

Cómo hacerlo

Liberar un pedido
  1. Mira la lista Por liberar y abre el pedido con Revisar y liberar.
  2. Haz clic en Liberar pedido.
  3. Elige Contado o Crédito y escribe la Referencia (n.º de operación, voucher o aprobación de crédito).
  4. Haz clic en Confirmar liberación.
Registrar el despacho
  1. Abre el pedido liberado y haz clic en Registrar despacho.
  2. Elige Registrar a mano o Desde una toma de Kardex Pro.
  3. Revisa las cantidades y haz clic en Preparar despacho.
  4. Haz clic en Confirmar. Si no te corresponde confirmar, usa Pedir confirmación.
Cambiar la fecha o la dirección de entrega
  1. Abre el pedido y ve a Entrega.
  2. Cambia la Fecha solicitada o la Dirección y escribe el Motivo del cambio.
  3. Haz clic en Guardar entrega.

Ten en cuenta

  • El pedido nace de una cotización aceptada.
  • Al liberar el pedido, su mercadería aparece como «Reservado» en Saldos hasta que se despache.
  • Retener, Cancelar pedido y Cerrar lo pendiente piden un motivo.

Comisiones

Menú: Ventas › Comisiones

Calcula la comisión de cada vendedor sobre el monto que el cliente aceptó en la cotización, según su plan vigente.

Cómo hacerlo

Generar una comisión
  1. Haz clic en + Generar comisión.
  2. Escribe el ID de cotización (empieza con QUO-) y haz clic en Buscar aceptaciones.
  3. Si no es el dueño de la oportunidad, elige otro Beneficiario.
  4. Haz clic en Generar comisión.
Aprobar o marcar como pagada
  1. Filtra con Pendientes y abre la comisión.
  2. Haz clic en Aprobar o Rechazar. Cuando la pagues, usa Marcar como pagada.

Ten en cuenta

  • Si la cotización no tiene aceptaciones registradas, no se puede generar la comisión.

Planes de comisión

Menú: Ventas › Planes de comisión (solo Owner o Admin)

Define cuánto gana cada vendedor según tramos de monto, y a quién se aplica cada plan.

Cómo hacerlo

Crear un plan
  1. Haz clic en + Nuevo plan y escribe el Nombre.
  2. Agrega tramos con + Tramo: desde, hasta y tasa.
  3. Agrega con + Asignación a quién aplica: una persona o un rol.
  4. Haz clic en Crear plan.

Ten en cuenta

  • Los tramos deben ir de menor a mayor, sin huecos, y el último sin tope.
  • Cada asignación es para una persona o para un rol, no para ambos.

Casos y reclamos

Menú: Servicio al cliente › Casos y reclamos

Cada hoja del Libro de Reclamaciones abre un caso. Aquí lo atiendes, respondes al consumidor dentro del plazo y lo cierras.

Cómo hacerlo

Empezar a atender un reclamo
  1. En Ver elige Por atender y abre el caso.
  2. Haz clic en Empezar a atender.
Responder al consumidor
  1. En Respuesta al consumidor, escribe el Texto de la respuesta y haz clic en Guardar borrador.
  2. Cuando esté lista, envíala a su correo (puedes usar Abrir en mi correo o Copiar texto).
  3. Completa Enviada el, Medio y Evidencia del envío, y haz clic en Registrar envío.
Cerrar el caso
  1. Elige Cómo se resolvió y escribe el detalle.
  2. Haz clic en Cerrar caso.

Ten en cuenta

  • El plazo se cuenta en días hábiles, con los feriados de Perú. La lista te avisa cuando un caso está por vencer.
  • La hoja guarda la respuesta una sola vez: revísala bien antes de registrar el envío.
  • Si la respuesta se registra después del plazo, queda marcada como fuera de plazo.

Inventario

Kardex

Menú: Inventarios › Kardex

El kardex es el detalle de todo lo que entró y salió de cada artículo, con su saldo después de cada movimiento.

Cómo hacerlo

Ver el kardex de un artículo
  1. Escribe el SKU o el nombre en Artículo.
  2. Si quieres, elige Almacén y el Periodo (Mes, Ejercicio o Rango).
  3. En Vista elige Detalle, Resumen por artículo o Resumen por familia.
Llevarlo a Excel o al PLE
  1. Con los filtros listos, haz clic en Exportar CSV para abrirlo en Excel.
  2. Para el libro electrónico del inventario valorizado, haz clic en PLE 13.1 del mes.

Ten en cuenta

  • Los costos y valores solo los ven las personas con el permiso «Ver costos». Sin ese permiso ves solo cantidades.
  • Si tu organización tiene varias empresas, elige primero la Empresa.

Saldos

Menú: Inventarios › Saldos

Te dice cuánto hay de cada artículo en cada almacén: lo físico, lo reservado para pedidos y lo disponible.

Cómo hacerlo

Ver cuánto hay disponible
  1. Elige el Almacén y, si quieres, la Familia.
  2. Mira la columna Disponible: ya descuenta lo reservado.
Revisar lotes y alertas
  1. Marca Ver lotes para ver el saldo por lote y su vencimiento.
  2. Revisa Necesita atención: lotes vencidos o que vencen en 7 días, y artículos bajo el mínimo.

Ten en cuenta

  • «Reservado» es lo comprometido por pedidos liberados que aún no se despachan.
  • Lo que está «Por inspeccionar» o en «Cuarentena» no se cuenta como disponible.

Movimientos

Menú: Inventarios › Movimientos

Aquí registras cada entrada o salida de mercadería: compras, ajustes, mermas, devoluciones y transferencias entre almacenes.

Cómo hacerlo

Registrar una entrada o una salida
  1. Haz clic en Nuevo movimiento.
  2. Elige el Tipo (por ejemplo Compra, Ajuste (+), Merma o Transferencia), el Almacén y la Fecha del hecho.
  3. Haz clic en Añadir línea por cada artículo y escribe la cantidad (y el lote, si lo pide).
  4. Haz clic en Enviar. Si aún no terminas, usa Guardar borrador.
Aprobar un movimiento
  1. Revisa el bloque Necesita tu decisión y haz clic en Revisar.
  2. Haz clic en Aprobar. Para Devolver o Rechazar debes escribir el motivo.
Recibir una transferencia
  1. En Por recibir, haz clic en Recibir.
  2. Revisa lo que llegó y haz clic en Confirmar recepción.

Ten en cuenta

  • Quien registra un movimiento no lo aprueba: lo revisa otra persona.
  • Si la compra tiene orden de compra, recíbela desde Compras y recepción: el movimiento se crea solo.
  • Para empezar a usar el inventario, usa Cargar saldo inicial desde una toma de conteo aceptada o un archivo CSV (hay Descargar plantilla).
  • Para corregir un error, registra otro movimiento y llena Corrige a número y Qué error corrige.

Tomas recibidas

Menú: Inventarios › Tomas recibidas

Una toma es un conteo hecho con la app del celular Kardex Pro. Aquí la importas, la revisas y decides si la aceptas.

Cómo hacerlo

Importar una toma
  1. En la app, genera el archivo .crece.json desde «Archivo generado».
  2. En CrecErpe, haz clic en Importar toma y elige o arrastra el archivo.
  3. Revisa el resumen y haz clic en Registrar toma. Nada se guarda hasta que confirmes.
Aceptar o rechazar una toma
  1. En Por revisar, abre la toma con Revisar.
  2. Haz clic en Aceptar toma, o en Rechazar escribiendo el motivo.
  3. Si es tu primer conteo, puedes usar Usar como saldo inicial.

Ten en cuenta

  • Una toma puede ser de Conteo o de Despacho. Las de despacho se usan en Pedidos.
  • La revisión te avisa de lotes vencidos o que vencen en menos de 7 días.

Artículos

Menú: Inventarios › Artículos

Es el catálogo de productos: código (SKU), nombre, unidad, familia, lotes y datos tributarios de cada artículo.

Cómo hacerlo

Crear un artículo
  1. Haz clic en Nuevo artículo.
  2. Escribe SKU, Nombre y Unidad base (UND, KG, L…).
  3. Elige Familia, Tipo de existencia y Trazabilidad (sin lote, por lote o por serie).
  4. Revisa la Afectación del IGV habitual y haz clic en Guardar.
Traer artículos desde Excel
  1. En Excel, copia las filas junto con la fila de títulos.
  2. Haz clic en Importar desde Excel y pégalas en Filas copiadas.
  3. Haz clic en Revisar, mira el resultado de cada fila y luego haz clic en Importar.
Crear un lote
  1. Abre el artículo y entra a la pestaña Lotes.
  2. Escribe el Nuevo lote y su fecha en Vence.
  3. Haz clic en Crear lote.

Ten en cuenta

  • Al importar, los SKU que ya existen se omiten. Primero se revisa; nada se guarda hasta que confirmes.
  • Si el artículo es exonerado de IGV, la base legal es obligatoria.
  • Las familias y clasificaciones (marca, línea…) se crean en las pestañas Familias y Clasificaciones.

Almacenes

Menú: Inventarios › Almacenes

Lista los lugares donde guardas mercadería. Cada movimiento y cada saldo pertenecen a un almacén.

Cómo hacerlo

Crear un almacén
  1. Haz clic en Nuevo almacén.
  2. Elige la Sede, escribe Código y Nombre, y elige el Tipo.
  3. En Establecimiento SUNAT escribe los 4 dígitos de tu establecimiento (0000 es el domicilio fiscal).
  4. Escribe el Motivo y haz clic en Guardar.

Ten en cuenta

  • Para ver los almacenes desactivados, marca Mostrar inactivos.

Compras

Proveedores

Menú: Inventarios › Proveedores

Es la lista de empresas y personas a las que les compras, con su RUC, su condición en SUNAT y lo que les sueles comprar.

Cómo hacerlo

Registrar un proveedor
  1. Haz clic en Nuevo proveedor.
  2. Elige el Documento (RUC, DNI…) y escribe el Número y la Razón social o nombres completos.
  3. Completa el Estado SUNAT, la Condición, el domicilio y la Condición de pago.
  4. Haz clic en Registrar proveedor.

Ten en cuenta

  • Por ahora los datos se cargan a mano: revisa el RUC en la consulta RUC de SUNAT.
  • Si ya no le compras, abre el proveedor y usa Dejar de comprarle. Se puede revertir con Volver a comprarle.

Compras y recepción

Menú: Inventarios › Compras y recepción

Aquí haces la orden de compra (OC), la apruebas, recibes la mercadería en el almacén y registras la factura del proveedor.

Cómo hacerlo

Hacer una orden de compra
  1. Haz clic en Nueva orden de compra.
  2. Elige Proveedor, Almacén de entrega, Entrega esperada y Moneda.
  3. Haz clic en Añadir línea por cada artículo, con cantidad y precio.
  4. Haz clic en Guardar y enviar. Si la orden necesita aprobación, la revisa quien tenga ese permiso.
Recibir la mercadería
  1. Abre la orden aprobada y haz clic en Recibir.
  2. Escribe la Fecha de recepción y la Guía de remisión.
  3. En Llegó escribe lo que realmente llegó, con lote y vencimiento si corresponde.
  4. Haz clic en Registrar recepción.
Registrar la factura del proveedor
  1. Abre la orden y haz clic en Registrar factura.
  2. Completa Comprobante, Serie y número, Emisión, Periodo de anotación y, si aplica, la detracción o la percepción.
  3. Marca que verificaste el comprobante en SUNAT y haz clic en Registrar factura.

Ten en cuenta

  • Cuadre de 3 vías: no se puede facturar más de lo recibido. Si el precio de la factura es distinto del de la orden, el costo del kardex se corrige.
  • Si llega de más o algo que no estaba en la orden, regístralo igual: queda por aprobar.
  • Cualquier persona puede pedir una compra desde Requisiciones › Pedir una compra. Compras la convierte con Crear orden con las seleccionadas.
  • Para devolver al proveedor, usa Devolver en la recepción. La devolución queda por aprobar.
  • Desde qué monto se aprueba una orden se configura en Configuración de inventario.

Importaciones

Menú: Inventarios › Importaciones

Reúne en un expediente todo lo de una importación (factura comercial, DAM, flete, seguro, agente) y calcula el costo real de cada artículo puesto en tu almacén.

Cómo hacerlo

Abrir un expediente
  1. Primero crea en Compras la orden en moneda extranjera y apruébala.
  2. Haz clic en Abrir expediente, elige la Orden de compra, el Código del expediente, el Incoterm y el país.
  3. Haz clic en Abrir expediente.
Anotar costos y liquidar
  1. Completa la factura comercial, el TC de la transacción y los datos de la DAM, y haz clic en Guardar datos.
  2. En Costos y comprobantes asociados, agrega cada costo con Añadir o pégalos con Importar desde Excel.
  3. Haz clic en Liquidar para calcular el costo en destino. Puedes descargarlo con Exportar a Excel.

Ten en cuenta

  • El IGV, el IPM y la percepción de la DAM no son costo del producto: se usan como crédito.
  • Con Anotar la DAM en el Registro de compras la DAM pasa al registro.
  • Al liquidar, el costo del kardex se corrige con el costo real.

Registros y SUNAT

Registro de compras

Menú: Finanzas › Registro de compras

Reúne los comprobantes de compra del mes para el crédito fiscal y prepara el archivo que se sube al SIRE de SUNAT.

Cómo hacerlo

Anotar un gasto o servicio sin orden de compra
  1. Elige el Periodo y haz clic en Anotar comprobante.
  2. Elige Proveedor y Comprobante, y escribe Serie y número y Emisión.
  3. Agrega las líneas con importes sin IGV. Si aplica, completa detracción o percepción.
  4. Marca que verificaste el comprobante en SUNAT y haz clic en Anotar comprobante.
Registrar la constancia de una detracción
  1. Abre el comprobante.
  2. En Constancia de depósito de la detracción, escribe el Número y la Fecha.
  3. Haz clic en Registrar depósito. Si son muchas, usa Descargar pendientes y luego Importar constancias.
Preparar el archivo para SUNAT
  1. Elige el Periodo.
  2. Haz clic en Archivo para el SIRE y súbelo al SIRE. Para revisarlo, usa Exportar a Excel.

Ten en cuenta

  • Las compras con orden de compra se anotan solas al registrar su factura en Compras.
  • El archivo reemplaza la propuesta del Registro de Compras de SUNAT, y SUNAT lo valida al subirlo.
  • Verificar en SUNAT que el comprobante es válido y que el RUC está activo y habido es obligatorio.
  • Si hay detracción, el crédito fiscal depende de que el depósito se haga a tiempo.

Registro de ventas

Menú: Finanzas › Registro de ventas

Reúne tus comprobantes de venta del mes y prepara el archivo del Registro de Ventas para el SIRE. También permite emitir comprobantes electrónicos, por ahora en pruebas.

Cómo hacerlo

Traer las ventas de tu facturador
  1. Haz clic en Importar comprobantes.
  2. Pega las filas desde Excel (con títulos) o sube el CSV.
  3. Haz clic en Revisar y luego en Importar.
Preparar el archivo para SUNAT
  1. Elige el Periodo.
  2. Haz clic en Archivo para el SIRE. Para revisarlo en Excel, usa Exportar a Excel.
Emitir un comprobante (pruebas)
  1. Haz clic en Emitir comprobante.
  2. Elige Tipo (Factura o Boleta), Serie y los datos del cliente, y escribe las líneas.
  3. Haz clic en Vista previa y luego en Enviar a SUNAT.

Ten en cuenta

  • En el ambiente de pruebas (beta), el comprobante no tiene valor tributario y no se anota en el registro.
  • En el archivo para el SIRE, las notas de crédito restan y los comprobantes anulados van en 0.00.
  • El CSV que exporta esta pantalla te sirve de plantilla para importar.

Calendario tributario

Menú: Legal y cumplimiento › Calendario tributario

Te muestra los próximos vencimientos de SUNAT de cada empresa, según el último dígito de su RUC, y los valores vigentes como el IGV y la UIT.

Cómo hacerlo

Ver tus próximos vencimientos
  1. Entra a Calendario tributario.
  2. En Próximos vencimientos mira el periodo, la fecha y cuántos días hábiles faltan.
Si falta el RUC de la empresa
  1. Escribe el RUC de la empresa (11 dígitos).
  2. Haz clic en Guardar RUC. Si no ves ese botón, pídeselo a un Owner o Admin.

Ten en cuenta

  • Si tu empresa es Buen Contribuyente, márcalo con el botón Es Buen Contribuyente: su cronograma es distinto.
  • En Parámetros normativos solo cuentan valores leídos en la fuente oficial, con su fecha de inicio.

Contabilidad

Contabilidad

Menú: Finanzas › Contabilidad

Convierte en asientos contables lo que ya registraste (compras, ventas, inventario), con el Plan Contable General Empresarial (PCGE) 2026, y genera los libros electrónicos (PLE).

Cómo hacerlo

Generar los asientos del mes
  1. Elige el Periodo.
  2. Haz clic en Generar asientos del periodo.
  3. Revisa los que dicen «Pendiente de revisión»: escribe la cuenta que falta y haz clic en Registrar.
Descargar el libro electrónico (PLE)
  1. En Libro PLE elige 5.1 Diario, 6.1 Mayor o 5.3 Plan contable.
  2. Haz clic en Exportar PLE. Se descarga el archivo TXT con su nombre oficial.
Crear una cuenta propia (divisionaria)
  1. Entra a la pestaña Plan de cuentas.
  2. Escribe el Código (por ejemplo 709001) y la Denominación.
  3. Haz clic en Crear cuenta propia.

Ten en cuenta

  • Al PLE solo entran asientos registrados con CUO; los pendientes de revisión no.
  • En Cuentas por rol eliges qué cuenta usa cada regla. Si un rol no tiene cuenta, el asiento queda pendiente de revisión.
  • Revisa en Balance de comprobación que el periodo «Cuadra» antes de usar Cerrar periodo. Reabrirlo pide un motivo.
  • Un asiento registrado no se borra: se corrige con Revertir, que pide un motivo.

Configuración

Configuración de inventario

Menú: Inventarios › Configuración

Aquí se definen las reglas del inventario: cierres de mes, método de costeo, qué hacer si no alcanza el stock, aprobación de compras, empresas y sedes, y permisos con fecha.

Cómo hacerlo

Dar un permiso por un tiempo (por ejemplo, ver costos)
  1. Entra a la pestaña Permisos.
  2. Elige la Persona y el Permiso (Ver costos, Aprobar movimientos o Aprobar órdenes de compra).
  3. Indica Desde, Hasta y el Motivo, y haz clic en Otorgar.
Fijar desde qué monto se aprueban las compras
  1. Entra a la pestaña Negativos y devoluciones.
  2. En «Las órdenes de compra se aprueban desde S/ con IGV» escribe el monto (0 = todas).
  3. Escribe el Motivo del cambio y haz clic en Guardar.
Delegar tu aprobación cuando sales de vacaciones
  1. En Permisos, ve a Delegaciones de aprobación.
  2. Elige en quién delegas, hasta cuándo y el motivo.
  3. Haz clic en Delegar.

Ten en cuenta

  • El método de costeo (promedio ponderado o PEPS) se cambia en Costeo como una versión nueva con fecha «Rige desde».
  • En Cierres de mes se cierran los periodos del inventario. Reabrir pide un motivo y las horas que quedará abierto.
  • Los permisos con fecha no cambian el rol de la persona.

Usuarios y permisos

Menú: Administración › Usuarios y permisos (solo Owner o Admin)

Aquí agregas a las personas de tu empresa, les das un rol y les quitas el acceso cuando ya no lo necesitan.

Cómo hacerlo

Agregar a una persona
  1. En Agregar miembro, escribe Nombre y Correo.
  2. Elige el Rol: Vendedor/contactador, Solo lectura, Almacén, Jefe de almacén o Administradora.
  3. Haz clic en Agregar.
Cambiar el rol o quitar el acceso
  1. Busca a la persona en Miembros.
  2. Cambia el rol y haz clic en Guardar rol, o haz clic en Desactivar.
  3. Para devolverle el acceso, usa Reactivar.

Ten en cuenta

  • La Propietaria no se modifica desde esta pantalla, y nadie puede desactivarse a sí mismo.
  • Los roles de almacén solo ven inventario, compras, pedidos y el registro de compras.
  • El vendedor trabaja solo sus leads asignados. Solo lectura consulta sin modificar.

Integraciones

Menú: Administración › Integraciones (solo Owner o Admin)

Muestra los envíos automáticos a Power Automate, por ejemplo las consultas que van a Excel o las constancias del Libro de Reclamaciones.

Cómo hacerlo

Revisar un envío que falló
  1. En Eventos, mira el Estado, los Intentos y el Último error.
  2. Haz clic en Reintentar para ese envío, o en Actualizar y reintentar para todos.
  3. Si un envío ya no se necesita, usa Descartar.

Ten en cuenta

  • Si en Configuración dice «Sin URL», ese destino no está configurado. Escríbenos desde Ayuda.
  • Cuando un envío sale, sus datos personales se borran y queda solo una huella.

¿No encontraste lo que buscabas? Revisa las preguntas frecuentes o el glosario.